Functieomschrijving
Wil jij een waardevolle bijdrage leveren aan de toekomst van studenten, onderwijs en onderwijsinstellingen? Ben jij die enthousiaste en gedreven professional met een passie voor organisatie en ondersteuning? Wij zoeken een talent dat het bestuur en de hoofddirecteur volledig ontzorgt en floreert in een complexe en uitdagende werkomgeving. Met jouw hbo-diploma in managementondersteuning, (directie)secretariaat of managementassistentie én jouw uitmuntende vaardigheden, kun jij hét verschil maken. Dit is jouw kans om impact te maken!
Werkzaamheden van de Managementondersteuner
Regelen, vooruitkijken, meedenken, inplannen en natuurlijk organiseren. Daarnaast samenwerken met fijne collega’s. Voor het secretariaat van DUO zoeken wij een managementondersteuner. Iemand die de behoeften van de hoofddirecteur en het bestuur goed aanvoelt en hierop proactief inspeelt.
Als managementondersteuner ben je onderdeel van het secretariaat, waarbij jij samen met de bestuursadviseur de centrale schakel bent voor de hoofddirecteur Financiën & Services. Jij ondersteunt op het hoogste niveau door een breed scala aan complexe taken en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je hebt een belangrijke rol in de organisatie en schakelt snel tussen verschillende prioriteiten. Je hebt hierbij veelvuldig afstemming met de bestuursadviseur.
Jouw takenpakket is veelzijdig en vereist een hands-on mentaliteit:
- Agendabeheer en coördinatie: Jij beheert de agenda’s en zorgt voor een tijdige en efficiënte planning van overleggen, zowel via Outlook als Teams.
- Vergaderstukken voorbereiden: Je zorgt ervoor dat documenten voor vergaderingen in iBabs beschikbaar zijn en goed worden voorbereid.
- Proactieve communicatie: Je handelt binnenkomende mails en telefoongesprekken af, beoordeelt prioriteit en gevoeligheid en zorgt voor een tijdige opvolging.
- Secretariaat: Samen met de collega managementondersteuners verzorg je het secretariaat van het bestuur van DUO.
Als hbo-opgeleide professional heb je een scherp analytisch vermogen en het vermogen om snel verbanden te leggen en prioriteiten te stellen in een dynamische, politiek-gevoelige omgeving. Je zorgt ervoor dat de processen achter de schermen vlekkeloos verlopen.
Functie-eisen
- Je hebt ervaring in het werken in politiek-gevoelige en bestuurlijke omgevingen en kunt gemakkelijk schakelen in complexe situaties.
- Je hebt een uitstekende beheersing van de Microsoft Office-programma’s, zoals Outlook en Word. Kunnen werken met Excel en Powerpoint is een pré.
- Je hebt kennis van en ervaring met SAP, SAP/Fiori, iBabs en Teams, en weet deze systemen efficiënt in te zetten.
- Organiseren is jouw tweede natuur: je werkt planmatig, houdt het overzicht en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.
- Je bent in staat het bestuur te ontzorgen, werkt integer en accuraat, en hebt een duidelijke focus op resultaat.
- Je werkt goed samen, maar kunt ook zelfstandig en met initiatief aan de slag.
- Je vindt het leuk om je nieuwe dingen eigen te maken en nieuwe dingen te leren.
Arbeidsvoorwaarden
- Salaris€3246,- tot €4340,- bruto per maand
- DienstverbandTijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Uren per week36 uur per week
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Zo mag je maximaal € 2.000,00 IKB-budget per jaar gebruiken voor het fiscaalvriendelijk aflossen van je persoonlijke studieschuld bij DUO. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer. Ook bieden we je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.
Bijzonderheden
- Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet.
- Rijksmedewerkers hebben bij gelijke geschiktheid voorrang in de sollicitatieprocedure.
- Neem voor meer informatie contact op met Pascal Falkenburg, HR adviseur op pascal.falkenburg@duo.nl of 06-11280306.
- Interesse in deze functie? Mail dan een motivatiebrief samen met jouw (bij voorkeur) Europass CV (www.europass.eu Link opent externe pagina ).
- Je kunt reageren t/m donderdag 6 maart 2025. De gesprekken zullen op woensdag
12 maart 2025 plaatsvinden. - Deze vacature is geschikt voor doelgroep banenafspraak. Tot de doelgroep banenafspraak behoren de volgende groepen mensen: mensen met een Wajong-uitkering, mensen met een WSW-indicatie, mensen met een WIW of ID-baan, mensen uit de doelgroep van de Participatiewet die niet WML kunnen verdienen.
- Bij DUO streven we naar diversiteit en een inclusieve werkomgeving. Wij willen onze teams graag verrijken met collega’s van diverse achtergronden en culturen om onze dienstverlening nog meer te kunnen verbeteren. Zo kunnen we samen onze krachten, ervaring en inzichten bundelen en dragen we ons steentje bij aan een slim, vaardig en creatief Nederland.
- Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.